Introdução

 

A delegação é uma das ferramentas mais poderosas para qualquer líder, gestor e donos de negócios que desejam maximizar sua produtividade e eficiência, especialmente em empresas menores, onde os recursos são muito mais limitados.

Fundamentalmente, delegar é capacidade de uma líder em confiar responsabilidades e autoridade a outras pessoas, permitindo que elas realizem tarefas em seu nome. É mais do que simplesmente pedir para alguém fazer algo; é transferir a posse da tarefa, dando à pessoa a autonomia para tomar decisões e agir dentro de certos parâmetros.

A verdadeira arte da delegação está em saber o que, como, e para quem delegar, garantindo que as tarefas sejam realizadas de maneira eficaz, liberando seu tempo para focar em atividades estratégicas e de maior valor.

O impacto do ato de delegar vai produzir os seguintes resultados na empresa:

• Libera tempo: Permitindo que o líder se concentre em atividades estratégicas e de alto impacto, em vez de perder em tarefas operacionais.
• Aumenta a eficiência: As tarefas são realizadas por quem tem mais habilidades ou tempo disponível para elas.
• Desenvolve a equipe: Concedendo aos colaboradores a oportunidade de aprender, crescer e se sentirem mais valorizados.
• Motiva: Ao demonstrar confiança na capacidade de alguém ou de uma equipe inteira, produzirá um efeito maior do que qualquer outro incentivo.
• Melhora a tomada de decisão: Distribui a responsabilidade e permite que decisões sejam tomadas mais perto da ação.

Em empresas menores, onde os recursos são escassos, delegar é ainda mais crucial, pois permite que cada pessoa se concentre em suas maiores habilidades, otimizando o uso do tempo e dos talentos de cada um.

Este artigo tem como objetivo proporcionar uma visão aprofundada sobre os 10 princípios fundamentais para delegar de maneira eficaz, permitindo que você otimize a gestão da sua equipe, melhore o desempenho dos seus colaboradores e, acima de tudo, aumente sua produtividade e foco nas atividades de alto impacto.

1. Concentre-se nas Atividades de Alto Valor

O primeiro princípio essencial para uma delegação eficaz é concentrar-se nas atividades de maior valor para o seu negócio.

Em empresas pequenas, é fácil ser envolvido em tarefas operacionais e de baixo valor, mas seu foco deve estar em atividades que geram impacto estratégico e resultados significativos.

Use uma abordagem como a regra 80/20 (Princípio de Pareto) para identificar quais 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. Essas são as tarefas que você deve manter sob sua responsabilidade.

Para as demais atividades, que não exigem seu tempo e esforço diretos, a delegação é a solução ideal.

Libere seu tempo delegando ou eliminando o que não gera valor significativo. Esta abordagem não apenas melhora sua produtividade, mas também cria oportunidades de desenvolvimento para sua equipe.

2. Faça o Que Você Faz Melhor e Delegue o Restante

O princípio aqui é simples: concentre-se no que você faz de melhor e delegue o restante.

Suas competências principais são únicas, e seu tempo é valioso demais para ser desperdiçado em tarefas que podem ser realizadas por outras pessoas a um custo mais baixo.

Uma estratégia que pode ser útil neste momento é o que eu costumo chamar de “Valor Horário”, que consiste em determinar qual o seu valor monetário por hora trabalhada.

Permita-me uma experiência que eu vivi com uma das minhas alunas que participou de uma mentoria de negócio. Uma jovem empreendedora que acabará de fundar um empório de Cupcakes e Brownies.

Todos os dias pela manhã, ela separava 10 a 12 entregas que ela chamava de “minhas preferidas”. Ela fazia questão de ir entregar estes pedidos pessoalmente. Esta atividade durava até 2 horas todas as manhãs.

Perguntei a ela o motivo que a levava a realizar esta tarefa e não delegar para alguém que pudesse realizá-la em seu lugar.

 

A resposta foi um “Ah! É meu diferencial!”.

Pedi para que ela respondesse às seguintes perguntas:

• Qual o seu faturamento dos últimos 12 meses somados?
• Quantas horas você trabalha por dia?
• Quantos dias no ano você trabalha? 

Juntos, chegamos ao seguinte cálculo:

• Faturamento dos últimos 12 meses: R$ 282.000,00
• Horas Trabalhadas por dia: 12 a 14 horas (realidade de muitos empreendedores, eu sei!)
• Total de dias trabalhados no ano: 297
• Total de horas trabalhadas no ano: De 3.564 a 4.158 por ano

Dividindo o Faturamento dos Últimos 12 Meses pelo Total de horas trabalhadas no ano, sua Valor Horário era algo entre R$ 68,00 a R$ 79,00 por hora trabalhada.

O custo anual dessa atividade era algo perto de R$ 46.332,00

Perguntei a minha cliente se ela pagaria alguém o equivalente a 4.2 salários-mínimos (referente ao ano de 2017) por mês para entregar seus produtos e fazer um mimo as suas clientes. Óbvio, sua resposta foi um imperativo NÃO!

Ela o que ela estava fazendo. Pagando um funcionário para entregar os pedidos e fazer um mimo.

A decisão da cliente foi terceirizar a entrega, investir em uma embalagem e uma carta que lembrasse o “carinho” da sua presença na entrega.

Com isso, a cliente conseguiu reduzir a sua carga horária de trabalho e se concentrar nas áreas de mais valor da empresa, como o crescimento do negócio e a estratégia de longo prazo.

Essa abordagem não é apenas eficiente, mas essencial para escalar sua empresa.

3. Escolha a Pessoa Certa

Delegar eficazmente exige que você escolha a pessoa certa para a tarefa. Isso não significa que o colaborador precisa ser tão competente quanto você em todas as áreas, mas ele deve ter as habilidades necessárias para realizar a tarefa de maneira eficaz.

Um princípio prático é buscar alguém que possa executar 70% do trabalho com a mesma qualidade que você, e com o tempo e treinamento, essa pessoa pode até superar suas expectativas.

Escolher mal a pessoa pode resultar em frustração e falha. Portanto, selecione colaboradores que demonstrem confiança e capacidade de crescimento, alinhados com a tarefa delegada.

4. Defina a Tarefa Claramente

Um dos fundamentos da liderança é o princípio da comunicação.

A clareza na comunicação é fundamental para garantir o sucesso da delegação. Explique com riqueza de detalhes a tarefa que precisa ser realizada, incluindo o resultado esperado e o prazo para conclusão.

Depois de explicar a tarefa, peça ao colaborador que repita o que foi solicitado, assegurando-se de que ambos estejam alinhados quanto às expectativas.

Falhas de comunicação são uma das principais causas de problemas na execução de tarefas delegadas.

Portanto, garanta que a pessoa que assumirá a responsabilidade tenha uma compreensão clara do que precisa ser feito, porquê isso é importante, e como o sucesso será medido.

5. Defina Prazos Claros

Tarefas sem prazos claros geralmente acabam sendo procrastinadas ou mal executadas.

Defina sempre um prazo específico e realista para a conclusão da tarefa, explicando o senso de urgência e a importância do trabalho para o sucesso do projeto.

Seja específico, evite termos vagos como “faça quando tiver tempo” ou “talvez na próxima semana”.

Sem uma data final clara, você corre o risco de que a tarefa se arraste por tempo indeterminado, prejudicando o andamento de outros processos. 

6. Estabeleça Marcos de Verificação

Definir checkpoints ou marcos de progresso é uma maneira eficaz de monitorar se a tarefa delegada está sendo realizada conforme o planejado. Isso também permite que você intervenha cedo caso algo saia do controle.

Esses marcos ajudam a garantir que os erros sejam corrigidos antes que se tornem problemas maiores.

Você pode estabelecer reuniões regulares ou solicitações de relatórios para acompanhar o andamento da tarefa.

Isso cria um sistema de responsabilidade mútua, onde tanto você quanto o colaborador estão cientes das expectativas e do progresso.

7. Forneça os Recursos Necessários

Delegar não é apenas passar uma tarefa adiante; é garantir que a pessoa tenha todas as ferramentas e recursos necessários para concluí-la com sucesso.

Isso pode incluir materiais, acesso a informações específicas e extras, ou mesmo apoio de outros membros da equipe.

Um bom líder certifica-se de que a pessoa encarregada da tarefa tenha todos os meios para realizá-la de maneira eficaz, e mais importante, que sinta-se capacitada a fazer isso.

8. Defina Consequências Claras

Para garantir o compromisso com a tarefa, é importante definir as consequências – tanto positivas quanto negativas.

O que acontece se a tarefa for completada com sucesso? E o que acontece se não for?

As recompensas podem variar de bônus financeiros a simples reconhecimento, mas devem ser importantes para a pessoa que recebeu a responsabilidade.

Por outro lado, também é crucial estabelecer consequências para o caso de falhas. Isso cria uma cultura de responsabilidade e compromisso dentro da equipe.

9. Documente o Acordo

Para tarefas importantes, é altamente recomendável colocar o acordo por escrito. Isso elimina mal-entendidos e cria um compromisso formal entre você e o colaborador.

Idealmente, deixe que o próprio colaborador escreva o acordo, pois isso assegura que ele tenha compreendido todas as nuances da tarefa.

Este contrato de compromisso fortalece a responsabilidade e garante que ambas as partes estão alinhadas em relação às expectativas e resultados esperados.

10. Inspecione o Que Espera

Por fim, nunca delegue uma tarefa sem planejar como irá inspecioná-la ao longo do tempo. Lembre-se: delegar não significa abdicar da responsabilidade.

Inspecionar o progresso de uma tarefa é parte fundamental para garantir que os resultados sejam alcançados conforme o esperado.

Eu chamo isso de PARA E AVALIE.

Essa “inspeção” pode ser feita em marcos estratégicos do projeto, garantindo que qualquer desvio possa ser corrigido rapidamente, evitando que problemas pequenos se tornem grandes falhas.

Conclusão

Delegar de maneira eficaz é uma habilidade essencial para líderes de pequenas empresas que buscam aumentar a produtividade e o crescimento de seus negócios. Ao seguir os 10 princípios fundamentais abordados aqui, você será capaz de criar uma equipe mais autônoma, aumentar sua própria eficiência, e garantir que sua empresa continue prosperando.